Executive Assistant

Functieomschrijving

Wat is Circle?

Circle Infra Partners BV in Geleen is een innovatief en duurzaam bedrijf dat is opgericht na een afsplitsing van Sitech Services BV. Met een team van toegewijde collega’s speelt onze organisatie een cruciale rol in het beheren van de infrastructuur en de behandeling van afvalwater op de Chemelot Site.

Onze diensten zijn onderverdeeld in een drietal business units, te weten Infra Services (onderhoud van wegen,  verlichting, verkeersborden, hekken, kolommenbanen, rioleringsbuizen, spoorwegen, koper- en glasvezelnetwerk), Wastewater Services (afvalwaterzuivering) en Facility & Real Estate Services (facility management en beheer en onderhoud van gebouwen in eigendom).

Circle Infra Partners draagt bij aan de duurzaamheidsdoelen van Chemelot 2050. Zo is een belangrijke doelstelling het hergebruiken van afvalwater en het vinden van innovatieve oplossingen voor residuen om zo een positieve impact te hebben op de maatschappij en het milieu. Om deze doelen te bereiken wordt er nauw samen gewerkt met verschillende stakeholders, zowel binnen als buiten de Chemelot Site, wat resulteert in diverse investeringsprojecten.

Ter ondersteuning van het Management zijn wij op zoek naar een Management Assistant in de rol van

Executive Assistant

Als Executive Assistant ben je volledig verantwoordelijk voor een vlotte coördinatie van het werk en ondersteuning van de CEO en andere collega’s van het Management team en hun administratie. Je voert een scala aan secretariële, administratieve en algemene ondersteunende activiteiten uit om een efficiënte uitvoering van de bestuurlijke agenda te garanderen.

Wat doe je zoal?

·       Agendabeheer

Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer voor de CEO, de CFO en de General Counsel/Director HR en je organiseert zonodig interne en externe vergaderingen, over soms meerdere tijdzones heen. Je fungeert als ‘poortwachter’ en je voorkomt proactief dat agenda’s botsen. Je bent verantwoordelijk voor de afspraken- en vergadercoördinatie, de organisatie van conference calls en directievergaderingen.

·       Correspondentie en communicatie

Je beheert de correspondentie en bereidt deze voor, neemt eenduidig berichten aan die je interpreteert en waarvan je de urgentie beoordeelt. Je beantwoordt vragen en volgt ze op. Je organiseert, met jouw collega MA en Communications, Town Halls en events.

·       (Reis)arrangementen

Je plant en organiseert in samenwerking (reis)arrangementen in overeenstemming met SHE regels en voorschriften. Je regelt de relevante visa en andere benodigde middelen.

·       Documentbeheer

Je beheert en volgt in- en uitgaande documenten. Je houdt gegevens bij en zorgt voor de archivering van relevante (vertrouwelijke) informatie. Je voert een breed scala aan administratieve ondersteunende taken uit, waarbij een vertrouwelijke behandeling van in- en externe bedrijfsgevoelige informatie vereist is. Je voert op professionele wijze administratieve taken uit (opmaak, scannen, printen en archiveren), zoals internationale correspondentie, juridische documenten en contracten.

·       Informatievoorziening

Samen met je collega Management Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor dagdagelijkse vragen van leidinggevenden, opdrachtgevers en relevante stakeholders. Je onderhoudt contacten met in- en externe relaties op alle niveaus, inclusief onze aandeelhouders.

Je bereidt presentaties voor met gebruik van moderne communicatiemiddelen.

Wat vragen wij van jou?

Je hebt beschikt over HBO werk- en denk niveau; bij voorkeur in de richting van directie- en managementondersteuning
Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift uitstekend
Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in rollen als executive/management assistant
Je bent 32-40 uur per week beschikbaar
Je bedient je gemakkelijk van de Office tools als Outlook, Excel, Word en PP
Je bent communicatief sterk en denkt klantgericht
Je weet van aanpakken, bent flexibel en positief ingesteld
Je kunt multitasken, snel schakelen en denkt in oplossingen
Je bent stressbestendig, georganiseerd, bewaart het overzicht en je hebt een can-do-instelling.
Wat biedt Circle jou?

Bij Circle Infra Partners draait het om de mensen en hun kwaliteit. Je bent geen nummer, maar een gewaardeerd lid van het team. Wij geloven in het bieden van vrijheid en verantwoordelijkheid aan onze medewerkers. De organisatie kent een informele sfeer en korte lijnen met een snelle besluitvorming.

Circle moedigt je aan om nieuwe benaderingen te verkennen en oude gewoontes uit te dagen. Wanneer je iets doet, kijk je meteen of het beter kan. De organisatie zal er alles aan doen om je te ondersteunen, zodat je niet alleen lang bij hen wilt werken, maar ook het beste uit jezelf kunt halen. En fouten maken mag, als je er maar van leert.

Wat biedt Circle verder:

Een afwisselende en zelfstandige functie voor 32 – 40 uur per week
Een mooi salarispakket; niet 12 maar 14 maandbetalingen en een resultaatbonus
Minimaal 25 verlofdagen
13 Verlofdagen als persoonlijk budget, die je kunt opnemen als extra verlof óf laten uitbetalen waarmee je je salaris verhoogt
Reiskostenvergoeding
Pensioenregeling
Kans op een vaste aanstelling
Voldoende mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling.
Interesse?
Ben jij de energieke Executive Assistant die ons team komt ondersteunen? Stuur je CV en motivatie dan naar paul.vanderven@circleinfra.com!

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.