Vacature Sr. Executive Assistant 1 fte (40 uur/ week)

Functieomschrijving

De organisatie
Brightlands Chemelot Campus vormt samen met Chemelot Industrial Park één van de grootste research- en industrielocaties in Europa. Als campus van nationaal belang is Brightlands Chemelot Campus in Europa de technologische hotspot op het gebied van hoogwaardige materialen. Door business, (toegepast) onderzoek en onderwijs samen te brengen in één uniek open innovatie ecosysteem is dat mogelijk. De campus creëert hiermee de meerwaarde die nodig is om bij te dragen aan de mondiale vraagstukken op het gebied van duurzaamheid en gezondheid. We zijn onderdeel van de vier samenwerkende Limburgse Brightlands Campussen.

De Brightlands Chemelot Campus kent 3 business units, Vastgoed, Services en Ontwikkeling en een Staf afdeling waar o.a. Finance & Control, Financial Administration, Legal, Inkoop, IT en HR onder vallen. Bij de Campus organisatie zelf werken in zijn totaliteit circa 100 professionals. De cultuur van de organisatie valt te omschrijven als een informele, open cultuur met veel ruimte voor eigen initiatief en een gezonde dynamiek. Alles wat we doen gebeurt vanuit de drie kernwaardes van onze organisatie; Waarde creëren, SamenWerken en Waarmaken.

De functie
De Executive Assistant is de onmisbare rechterhand van de directie en/of bestuurders van BCC. Je draait mee aan de top van de organisatie, waar je een sleutelpositie vervult. Als Executive Assistant werk je zelfstandig, proactief, ontzorgend, en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je hebt een talent voor organiseren en faciliteren, en weet met jouw oordeel complexe en strikt vertrouwelijke informatie te beheren en verbanden te leggen waar nodig.

In deze functie leg je verantwoording af aan de CEO.

Jouw focus

• Je draagt zorg voor het plannen en voorbereiden van (directie)vergaderingen en de daarvoor benodigde stukken, pakt indien nodig zelfstandig knelpunten op.
• Je notuleert (directie-, RvC- en AvA-)vergaderingen en maakt verslagen, bewaakt de procedurele uitvoering van besluiten.
• Je beheert de agenda’s van de bestuurders, directieleden en managementleden en regelt hun afspraken.
• Je bent het eerste aanspreekpunt/ zorgt voor communicatie van/tussen de stakeholders, klanten en binnen de organisatie.
• In jouw rol ben je een sparringpartner voor het management, de directie en bestuurders.
• Je verzorgt de correspondentie aan de hand van concepten of volgens (summiere) aanwijzingen. Beantwoordt zelfstandig brieven van algemene aard.
• Je beoordeelt binnenkomende post: prioriteert, stuurt stukken door en handelt stukken van organisatorische aard zelf af.
• Je neemt telefoongesprekken aan, beslist naargelang de aanvragen over doorverbinding. Handelt aanvragen zo mogelijk zelfstandig af.
• Je ondersteunt organisatorisch bij projecten op aanvraag (afstemming en prioritering in overleg) en bewaakt de tijdlijn/budget.
• Je signaleert mogelijkheden tot optimalisatie van werkprocessen binnen de organisatie.
• Je verzamelt en bewerkt diverse soorten administratieve gegevens (ook onder geheimhouding), controleert deze op volledigheid en vraagt relevante informatie op bij in- en externe instanties.
• Je verzamelt en ordent documenten, houdt archieven bij (waaronder belangrijke correspondentie, contracten en juridische documentatie) volgens richtlijnen.
• Je organiseert bijeenkomsten, regelt reizen, hotels en congrescentra voor bezoeken en werkconferenties.
• Je verzorgt het voorraadbeheer van kantoorartikelen.
• In jouw rol ben je een vertrouwenspersoon voor zowel de directie als medewerkers.

Contactpatroon

• Onderhoudt intern contacten met alle medewerkers voor het verstrekken van informatie, het regelen van afspraken.
• Onderhoudt extern contact met de (bestuurs-)secretariaten van aandeelhouders en stakeholders van de campus.
• Onderhoudt extern contacten met relaties en leveranciers van de organisatie, alsook de campus community.

Jouw achtergrond
Ben jij de juiste persoon voor deze functie?

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Je heb > 5 jaar relevante ervaring in een soortgelijke functie.
• Je hebt goede beheersing in woord en geschrift van de Nederlandse en Engelse taal. Overige talen is een pré.
• Je hebt een uitstekende beheersing MS Office pakket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Je bent proactief en servicegerichte werkhouding.
• Je hebt het vermogen om te gaan met complexe en soms strikt vertrouwelijke informatie.
• Je hebt een goede sociale antenne en doorziet situaties die aandacht vragen van de directieleden (internal intelligence).
• Je beschikt over goede contactuele vaardigheden en het vermogen om relaties op te bouwen.
• Je bent– daar waar nodig – standvastig en kan tegendruk geven.
• Je kan goed verbanden leggen.
• Je bent representatief, flexibel, stressbestendig, integer en betrouwbaar.

Wat hebben wij jou te bieden?
Wij bieden jou een uitdagende functie met flexibele werktijden in een innovatieve omgeving. Onze organisatie kent mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en een goed pakket aan arbeidsvoorwaarden. Wij bieden een aantrekkelijk salaris dat aansluit bij jouw expertise en verantwoordelijkheden. Wij stimuleren een gezonde leefstijl en moedigen onze medewerkers aan om gebruik te maken van de sportfaciliteiten die onze campus biedt.

Kom aan boord! 

Ben je geïnteresseerd in de vacature of heb je nog vragen na het lezen van deze vacature tekst? Neem dan contact op met Femke Urlings, HR Business Partner via femke.urlings@brightlands.com.

Deel jij onze ambitie en zie jij jezelf werken in deze functie? Stuur dan je sollicitatie uiterlijk vrijdag 20 september 2024 aan vacatures@brightlands.com, onder duidelijke vermelding van de functienaam.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.